W wielu firmach dokumenty lądują w koszu na później: umowy, faktury, listy płac, notatki ze spotkań, wydruki z systemu. I dopiero gdy zrobi się stos, ktoś wpada na pomysł, żeby to wynieść. Problem w tym, że część takich papierów zawiera dane, które nie powinny trafić w niepowołane ręce. A źle zniszczony dokument potrafi narobić większego bałaganu niż jedna pomylona faktura.

Dlaczego sposób niszczenia dokumentów w ogóle ma znaczenie?

Papier wygląda niewinnie, ale często zawiera pełne dane kontaktowe, kwoty, numery umów, podpisy, pieczątki, czasem nawet loginy lub fragmenty haseł zapisane na marginesie. Wyrzucenie takich rzeczy do zwykłego kosza, a potem do kontenera, to proszenie się o kłopot. Wystarczy, że ktoś zajrzy do śmietnika albo trafi na worek z dokumentami w punkcie zbiórki makulatury. Wtedy firma traci kontrolę nad tym, co było na papierze, a odzyskanie tej kontroli jest już niemożliwe.

Co grozi firmie od strony przepisów i kontroli?

Jeśli na dokumentach są dane osobowe, temat wchodzi w obszar RODO. A RODO nie kończy się na hasłach w systemie i zamkach w drzwiach. Obejmuje też to, co dzieje się z dokumentami, gdy przestają być potrzebne. W praktyce niewłaściwe pozbycie się takich papierów może zostać potraktowane jako naruszenie ochrony danych. Co dalej? Kontrola, wyjaśnienia, dokumentowanie działań, a czasem kara finansowa. Nawet gdy kara nie będzie najwyższa, sama obsługa sprawy potrafi zająć mnóstwo czasu i zjeść nerwy.

Jak łatwo dochodzi do wycieku danych z papieru?

Najczęstszy scenariusz wygląda prosto: ktoś wynosi dokumenty do kosza, bo przecież to tylko papier. Tylko że w koszu nadal jest czytelny. Nawet podarta kartka bywa do odtworzenia, zwłaszcza gdy to kilka większych fragmentów. Potem te dane mogą posłużyć do wyłudzeń, podszywania się pod klienta, robienia fałszywych zamówień albo prób kontaktu „na firmę”. W przypadku danych pracowników problem jest jeszcze bardziej delikatny, bo dotyczy prywatnych informacji. A jeśli w dokumentach są dane finansowe czy handlowe, robi się z tego problem nie tylko prawny, ale też biznesowy.

Utrata zaufania po wycieku danych z dokumentów

Nawet jeśli sprawa nie skończy się wysoką karą, zostaje pytanie: „czy tej firmie można zaufać?”. Klient, który dowiaduje się, że jego dane znalazły się w śmietniku, raczej nie wróci z kolejnym zleceniem. Kontrahent może zacząć ostrożniej podchodzić do współpracy. W środowiskach lokalnych takie historie żyją długo. I zwykle nie pomaga tłumaczenie, że „o był pojedynczy przypadek.

Jakie dokumenty są najbardziej ryzykowne?

Najbardziej ryzykowne są te, które dają komuś gotowy zestaw informacji o osobie albo o firmie. W praktyce chodzi głównie o:

• dokumenty kadrowe i płacowe (dane, stawki, numery, adresy);
• umowy z klientami i kontrahentami;
• faktury, rozliczenia, zestawienia finansowe;
• korespondencję z ustaleniami handlowymi;
• wydruki z systemów, listy kontaktów, formularze.

Co realnie pomaga, czyli jaką rolę odgrywają niszczarki do papieru?

Niszczarki służą nie jako gadżet do biura, tylko jako narzędzia porządkujące temat. Urządzenia pozwalają niszczyć dokumenty od razu, bez odkładania ich na później i bez trzymania w pudełkach do utylizacji. To ważne, bo im dłużej dokumenty leżą, tym większa szansa, że ktoś je przerzuci, wyniesie omyłkowo albo że trafią do niewłaściwego worka.

Istotna sprawa to sposób cięcia. Cięcie na paski wygląda efektownie, ale przy wrażliwych danych lepiej, żeby dokument był pocięty na drobne ścinki. Im mniejszy fragment, tym trudniej cokolwiek z tego odtworzyć. W firmach, które przerabiają dużo papieru, liczy się też wydajność: żeby niszczarka nie zatykała się co chwilę i nie stawała się problemem, którego wszyscy unikają.

Jak niszczarki do papieru pomagają chronić dane?

Najlepiej działa prosta zasada: dokumenty z danymi nie trafiają do zwykłego kosza. Albo od razu do niszczarki, albo do zamykanego pojemnika „do zniszczenia”. Do tego jeden jasny układ odpowiedzialności: kto niszczy, kiedy niszczy, gdzie stoi sprzęt. Bez komplikowania. Dobrze też ułożyć nawyk: nie czekać, aż zbierze się stos. Im częściej niszczenie odbywa się „w tle” codziennej pracy, tym mniejsze ryzyko, że coś wyleci bokiem.

Artykuł sponsorowany